C’è un formato con cui ormai tutti hanno avuto a che fare almeno una volta nella vita, magari per un contratto o una fattura, i moduli da compilare: il PDF. Capita spesso, però, di dover modificare, unire o trasformare un documento in un altro formato. Davvero la prima soluzione è scaricare un programma dedicato? Non proprio, perché esistono strumenti che lavorano interamente dal browser, senza chiederci di installare nulla sul computer.
Perché i software PDF da installare sono un problema
I programmi da scaricare per gestire i PDF presentano alcuni limiti che conviene conoscere prima di sceglierli. Uno fra tutti? I costi: soluzioni complete richiedono spesso una licenza annuale piuttosto onerosa, in particolare per chi magari lavora sui PDF solo di tanto in tanto. A questo si aggiunge lo spazio occupato sul disco, dal momento che questi software sono generalmente pesanti e possono rallentare i computer meno recenti. C’è poi la questione degli aggiornamenti continui, che richiedono tempo e attenzione: ogni nuova versione va scaricata e installata, con il rischio che qualche funzione cambi o smetta di comportarsi come eravamo abituati. Va infine considerata l’incompatibilità tra sistemi operativi, un problema più frequente di quanto si pensi. Un programma sviluppato per Windows non sempre funziona su Mac o Linux, e questo complica il lavoro di chi utilizza dispositivi diversi o collabora con persone che adoperano sistemi differenti. Ragion per cui molti utenti iniziano a cercare alternative più pratiche e immediate.
Come funziona un editor PDF che gira nel browser
Al posto di scaricare e installare, apriamo semplicemente il sito dal nostro browser, carichiamo il documento su cui vogliamo lavorare e procediamo con le modifiche direttamente nella pagina. Terminata l’operazione, scarichiamo il file finito. Tutto qui, senza registrazioni obbligatorie e senza software che occupano memoria sul computer. Possiamo lavorare da qualsiasi dispositivo, dal computer dell’ufficio al portatile di casa fino al tablet, perché serve soltanto una connessione a internet e un browser. OpenPDF funziona esattamente così, perché raggruppa le funzioni più utili per gestire i documenti PDF.
Modificare un PDF senza scaricare programmi
Una delle operazioni più richieste è la modifica vera e propria del contenuto di un PDF, un formato che nasce per essere stabile e che per questo, in passato, risultava difficile da ritoccare. Con gli strumenti online possiamo aggiungere testo dove serve, inserire immagini, evidenziare passaggi importanti o correggere piccoli dettagli, il tutto agendo direttamente sul documento senza doverlo ricreare da capo. Molto comoda è anche la possibilità di apporre la propria firma. Chi riceve un contratto o un modulo da firmare può inserire la firma digitale in pochi passaggi, evitando la trafila di stampare il foglio, firmarlo a mano e poi scansionarlo di nuovo. Allo stesso modo, compilare i moduli PDF diventa immediato: basta cliccare sui campi previsti e inserire i propri dati direttamente a schermo. Funzioni che fanno risparmiare tempo prezioso.
Unire e dividere PDF in un unico passaggio
Se ci troviamo di frequente con più documenti separati da raccogliere in un unico file, alcuni strumenti online permettono di unire più PDF in un solo file ordinato con pochi clic: si caricano i vari documenti, li si dispone nella sequenza desiderata trascinandoli, e si ottiene un unico file pulito pronto da inviare. L’operazione inversa risulta altrettanto utile. Da un PDF corposo possiamo estrarre soltanto le pagine che ci interessano, magari per condividerne una parte senza girare l’intero documento, oppure dividere un file pesante in più sezioni più leggere e maneggevoli.
Convertire PDF nei formati più richiesti
La conversione è forse l’esigenza più sentita, perché il PDF va benissimo per leggere e condividere, ma diventa scomodo quando dobbiamo rimettere mano al contenuto. Trasformare un PDF in un documento Word, per esempio, ci restituisce un testo modificabile su cui intervenire liberamente, mentre la conversione in Excel torna preziosa quando abbiamo tabelle e dati da rielaborare. Allo stesso modo possiamo ricavare immagini dalle pagine di un PDF, utili da inserire altrove, o creare un file EPUB per la lettura comoda su e-reader e dispositivi mobili. Un capitolo a parte meritano i formati tipicamente italiani, quelli legati alla burocrazia e alla fatturazione elettronica. La gestione dei file XML e P7M, la firma digitale in formato CAdES che troviamo su molti documenti ufficiali, è ormai un’esigenza per professionisti e aziende del nostro Paese. La varietà dei formati supportati diventa così un criterio importante nella scelta della piattaforma giusta.
Sicurezza dei dati e privacy dei documenti caricati
Quando carichiamo un documento su una piattaforma online, è naturale chiedersi che fine facciano i nostri file. La domanda diventa ancora più importante se il documento contiene dati sensibili (non molti sanno infatti dove “finiscono” i dati digitali). Prima di caricare qualsiasi cosa, quindi, conviene sempre informarsi su come vengono trattati i documenti dopo l’elaborazione. La distinzione fondamentale riguarda il luogo in cui avviene la lavorazione. Alcune piattaforme caricano i file sui propri server per elaborarli, ma non tutte funzionano così, perché ci sono quelle che lavorano all’interno del browser, lasciando così i documenti sul dispositivo dell’utente senza trasferirli altrove.
Quando conviene ancora un software desktop
Sarebbe poco onesto sostenere che gli strumenti online vadano bene in ogni situazione, perché esistono casi in cui un software desktop resta la scelta migliore. Chi lavora su volumi molto elevati, quindi chi si occupa di decine e decine di documenti ogni giorno, trova spesso più efficiente un programma installato, che magari può gestire operazioni in serie senza dover caricare i file uno alla volta. Lo stesso vale per chi ha bisogno di lavorare offline, in luoghi privi di una connessione affidabile: in quel caso un software ci restituisce la piena continuità operativa. Vanno infine considerate le funzioni avanzate di prestampa e di editing professionale; la scelta, come sempre, è figlia di numerosi criteri ed esigenze personali e professionali.